プライバシーポリシー

ツークレスト株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するクラウド業務プラットフォーム「Qulauto」（以下「本サービス」といいます。）の運営にあたり、お客様および本サービスの利用ユーザー（以下総称して「ユーザー」といいます。）の個人情報を保護することが社会的責務であると認識しています。

当社は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、関連法令、ガイドラインおよび当社の個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、本ポリシーに基づき個人情報を適切に取り扱います。

本ポリシーは、当社の個人情報保護方針を本サービスに即して具体化するものであり、本サービスの利用に関しては本ポリシーが優先して適用されます。

本ポリシーは、本サービスの提供に関連して当社が取得・利用するすべての個人情報に適用されます。具体的には、次に掲げる個人情報が対象となります。

1. 本サービスの利用申込者および契約担当者の個人情報
2. 本サービスを利用するユーザー（管理者・一般ユーザー）の個人情報
3. 当社ウェブサイトおよびランディングページの訪問者の個人情報
4. 当社へのお問い合わせ、資料請求、デモ申込等を行った方の個人情報
5. 本サービスを通じて契約者組織が登録する従業員等の個人情報（次条で定める「受託個人情報」を含みます。）

本サービスでは、当社は次の二つの立場で個人情報を取り扱います。利用者は、それぞれの個人情報について、当社が果たす責任の範囲が異なることをご理解ください。

1. 個人情報取扱事業者として直接取得する個人情報：本サービスの契約担当者情報、お問い合わせ情報、ウェブサイトのアクセスログ等。これらについては、当社が利用目的を定め、自らの責任において取り扱います。
2. 受託個人情報：契約者組織が本サービスに登録する従業員の氏名・連絡先・勤怠記録・経費データ・スキル情報・稟議内容等。これらは契約者組織が個人情報取扱事業者として取り扱う個人情報であり、当社は契約者組織からの委託に基づいて、本サービスを提供するために必要な範囲でのみ取り扱います。受託個人情報の利用目的の特定、本人への通知・同意取得は、原則として契約者組織が行うものとします。

当社は、本サービスの提供にあたり、次の個人情報を取得することがあります。

1. アカウント情報：氏名、所属組織名、部署、役職、メールアドレス、電話番号、ログインID、パスワード（暗号化して保存）、ロール権限
2. 勤怠管理機能の利用情報：出退勤時刻、休憩時刻、打刻位置情報（任意設定の場合）、休暇申請内容、勤務形態、シフト情報
3. 経費精算機能の利用情報：申請者情報、経費明細、領収書画像、OCR読取結果、振込先口座情報、承認経路上の承認者情報
4. スキル管理機能の利用情報：保有スキル、資格、研修受講履歴、人事評価情報、AIスキルアドバイスへの入力内容
5. 稟議ワークフロー機能の利用情報：起案者・承認者情報、稟議内容、添付ファイル
6. ISMS／Pマーク教育機能の利用情報：受講履歴、テスト回答、修了証情報
7. 支払関連情報：請求先住所、請求担当者連絡先、決済代行サービスから返却される取引識別子等（カード番号そのものは当社では保持しません。）
8. 技術的情報：IPアドレス、ブラウザ種別、OS、リファラ、アクセス日時、操作ログ、Cookie、ユーザーエージェント
9. お問い合わせ情報：お問い合わせ内容、対応履歴、通話録音（事前にお伝えしたうえで取得する場合）

要配慮個人情報については、原則として取得しません。法令上必要な場合または本人の同意を得た場合に限り取得します。

当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。具体的な取得方法は次のとおりです。

1. 本サービスの利用申込フォーム、お問い合わせフォーム、資料請求フォーム等を通じてご本人から直接取得する場合
2. 契約者組織が本サービスに登録・入力することにより取得する場合（受託個人情報）
3. 本サービスのご利用に伴い、システムが自動的に記録する場合（操作ログ、アクセスログ、Cookie等）
4. 事業提携先・取引先等から、適法に提供を受ける場合

当社は、取得した個人情報を、次の利用目的の範囲内で利用します。

1. 本サービスの提供、保守、運営および契約管理のため
2. 本人確認、認証、利用権限の制御のため
3. 勤怠管理、経費精算、スキル管理、稟議ワークフロー等の機能を契約者組織に提供するため
4. 料金請求、決済、入金管理および会計処理のため
5. お問い合わせ、サポート、障害対応への回答および対応履歴の管理のため
6. 本サービスおよび関連サービスのご案内、新機能・キャンペーン情報のお届け（メール、DM、電話）のため
7. 利用状況の分析、機能改善、不具合の検知・修正、品質向上のため
8. 不正アクセス、不正利用、規約違反の防止・検知・対応のため
9. 個人を特定できない統計情報・分析データの作成および当該データの利用のため
10. 採用選考に応募された方の選考、合否のご連絡、入社手続きのため
11. 従業員管理（労務管理、研修、評価等）のため
12. 法令上の義務の履行、当局からの要請への対応のため

受託個人情報については、契約者組織との間で締結する利用契約および本サービスの提供に必要な範囲を超えて利用しません。

本サービスは、AIスキルアドバイス、領収書OCR、文書要約等の生成AI機能を提供します。これらの機能では、機能の提供に必要な範囲で、第三者の大規模言語モデル（LLM）またはOCRサービス（以下「AI事業者」といいます。）に対し、入力データを送信する場合があります。

1. 当社は、AI事業者として、当該事業者の提供条件を確認のうえ、入力データをモデルの追加学習に利用しないオプションが提供されている場合には、当該オプションを選択して利用します。
2. 当社は、生成AI機能の利用に際し、契約者組織または利用者から送信された入力データを、本サービスの提供および機能改善のために必要な範囲を超えて利用しません。
3. 利用者は、生成AI機能に対し個人情報、機微情報または営業秘密を入力する場合、自らの責任においてマスキング・匿名化等の措置を講じるものとします。
4. AI事業者の所在地が国外である場合の取扱いについては、第10条「外国にある第三者への提供」をご参照ください。

当社は、本サービスおよび当社ウェブサイトにおいて、Cookieおよび類似技術（ローカルストレージ、ピクセルタグ、SDK等）を以下の目的で利用します。

1. ログイン状態の維持およびセッション管理
2. 言語、表示等のユーザー設定の保持
3. サービスの利用状況の分析（Google Analytics等の解析ツールを含む）
4. 不正アクセス、不正利用の検知
5. マーケティングおよび広告効果測定（同意を得た場合に限ります）

ユーザーは、ブラウザの設定によりCookieの送受信を拒否することができますが、その場合本サービスの一部機能をご利用いただけないことがあります。

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難である場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難である場合
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
5. 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由により事業の承継に伴い個人情報が提供される場合
6. 個人情報保護法の定めに基づき、第三者への提供が認められる場合

当社は、本サービスの提供にあたり、クラウドインフラ事業者、AI事業者、決済代行事業者等が外国に所在する場合があり、これらの事業者の設備等を通じて個人情報が外国において取り扱われる可能性があります。

当社は、外国にある第三者へ個人情報を提供するにあたっては、個人情報保護法第28条その他の関連規定を遵守し、当該第三者との間で個人情報の安全管理が図られるための必要な契約上の措置を講じるとともに、必要に応じてご本人の同意を取得します。

利用するクラウドインフラの所在国（例：日本、米国等）等の詳細については、契約者組織からのご請求に基づき、合理的な範囲で開示します。

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を、当社の基準を満たす業務委託先に委託することがあります。委託する場合、当社は委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約を締結し、適切な監督を行います。

主な委託先の類型は次のとおりです。

1. クラウドインフラの提供事業者
2. 生成AI／OCR等のAI APIを提供する事業者
3. 決済代行事業者、請求書発行サービス事業者
4. メール配信、カスタマーサポートツールの提供事業者
5. システム開発、保守運用の委託先

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人情報の安全管理のため、以下の措置を講じています。

1. 組織的安全管理措置：個人情報保護管理者を選任し、個人情報の取扱いに関する規程を整備するとともに、個人情報の取扱状況について定期的な自己点検および内部監査を実施しています。
2. 人的安全管理措置：従業者との間で秘密保持契約を締結するとともに、個人情報の取扱いに関する教育・研修を定期的に実施しています。
3. 物理的安全管理措置：個人情報を取り扱う区域への入退室管理、機器・電子媒体・書類の盗難・紛失防止のための措置を講じています。
4. 技術的安全管理措置：個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御、認証情報のハッシュ化、通信の暗号化（TLS）、保管データの暗号化、脆弱性対策、ログ監視、不正アクセス検知・防御を実施しています。
5. 外部環境の把握：外国においてクラウドインフラ等を通じて個人情報を取り扱う場合は、当該国の個人情報保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を講じています。

当社は、利用目的の達成に必要な期間に限り個人情報を保管し、当該期間経過後は速やかに削除または匿名化処理を行います。主な保管期間は次のとおりです。

1. 本サービスの登録情報：契約期間中および契約終了後90日間（第7条のデータ取扱いに従います）
2. 会計関連書類：法令で定める保管期間（原則7年間）
3. お問い合わせ情報：対応完了後3年間
4. 採用応募情報：採用選考終了後1年以内
5. アクセスログ等の技術的情報：原則1年間（不正利用調査等のため必要な場合は延長することがあります）

ご本人は、当社が保有する自己の個人情報について、個人情報保護法に基づき、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示（以下「開示等」といいます。）を請求することができます。

開示等の請求をご希望の場合には、第17条に記載のお問い合わせ窓口へご連絡ください。当社所定の申請書および本人確認書類（運転免許証、パスポート、各種健康保険証等のコピー）を郵送いただきます。代理人による請求の場合は、委任状および代理人ご本人を確認できる書類もあわせてご提出いただきます。

当社は、開示等の請求を受領後、原則として30日以内に書面または電子的方法等によりご回答いたします。なお、利用目的の通知および開示の請求の場合に限り、郵送代金実費分をご請求者様にご負担いただきます。

受託個人情報（契約者組織が本サービスに登録した従業員等の個人情報）に関する開示等の請求については、原則として契約者組織にお問い合わせいただくか、当社が契約者組織に確認のうえ対応いたします。

開示等請求手続きの詳細は、ツークレスト株式会社の個人情報の開示等請求手続きのご案内をご参照ください。

個人情報を当社にご提供いただくか否かはご本人の任意ですが、必要な情報をご提供いただけない場合、本サービスの全部または一部をご提供できないことがあります。

本サービスは、企業向けクラウドサービスであり、原則として未成年者を直接の対象としていません。未成年者が本サービスを利用する場合（インターン等）には、保護者または親権者の同意を得たうえで利用するものとします。

個人情報の取扱いに関するご質問、苦情、開示等の請求につきましては、以下の窓口までお申し出ください。

関連ページ：個人情報保護方針／個人情報の取り扱いに関して／個人情報の開示等請求手続きのご案内

当社は、法令の改正、本サービスの内容変更その他の必要に応じ、本ポリシーを改定することがあります。改定する場合、改定後の本ポリシーの効力発生日および改定内容を、本サービス上または当社ウェブサイト上での掲示、または契約者への電子メール送信等の方法により周知します。

重要な改定を行う場合には、効力発生日の30日前までに周知することを原則とします。